Avant de lancer un projet ERP, beaucoup d’entreprises se concentrent sur le choix de la solution logiciel … sans avoir clairement défini leurs besoins. Pourtant, rédiger une expression de besoin claire est une étape primordiale pour garantir la réussite du projet.
Pourquoi rédiger une expression de besoin ?
Son rôle est d’abord de mettre noir sur blanc ce que l’entreprise souhaite réellement atteindre. En formulant clairement les attentes, on limite les interprétations et les incompréhensions qui peuvent apparaître plus tard dans le projet.
C’est également un moyen de disposer d’une base solide pour estimer le budget, le planning et l’effort à prévoir (pour les prochaines étapes du projet) : une liste précise des besoins facilite grandement les évaluations et la préparation des étapes suivantes.
Les erreurs fréquentes à éviter
- Confondre expression de besoin et cahier des charges
C’est une confusion fréquente.
À la différence d’un cahier des charges, l’expression de besoin décrit ce que l’entreprise souhaite indépendamment de la solution, tandis que le cahier des charges précise comment ces besoins seront traduits concrètement dans le logiciel choisi.
- Oublier certaines parties prenantes
Ne pas impliquer les utilisateurs clés, les utilisateurs métiers ou les responsables de service est une erreur classique. Chaque service a une vision différente du fonctionnement quotidien : les intégrer dès le départ permet de révéler des besoins critiques souvent ignorés et d’obtenir l’avis de ceux qui utilisent réellement l’outil.
Pour en savoir plus sur le choix des key users, consultez notre article « 4 questions à se poser pour bien choisir son Key User« .
- Ne pas cadrer le budget et le délai dès le départ
L’expression de besoin ne consiste pas à “rêver” d’un outil parfait sans limite de moyens.
C’est un travail d’équilibre entre ambition, budget et temps.
Sans ordre de grandeur, on démarre un projet dont on ne sait pas s’il sera finançable — et c’est dangereux.
Un dirigeant doit savoir :
- quel budget il peut y consacrer,
- et dans quel délai il souhaite que le projet soit opérationnel
- Se limiter aux contraintes de l’ancien système
Beaucoup d’entreprises rédigent leur expression de besoin à partir de leurs outils actuels.
Résultat : elles reproduisent les mêmes contraintes au lieu de repenser leurs processus.
L’objectif n’est pas de “refaire pareil, mais mieux”, mais bien de définir ce dont le métier a réellement besoin, indépendamment des limitations passées.
Par exemple, si l’ancienne solution imposait une facturation hebdomadaire, le nouvel ERP peut permettre une facturation automatique au fil de l’eau.
Conclusion
En conclusion, rédiger une expression de besoin simple et claire est un bon point de départ pour un projet réussi. Cela aide à choisir la bonne solution pour une PME ou Start-up et à avancer avec confiance. Une fois l’expression de besoin rédigée, il est important de mettre en place une méthodologie solide pour garantir le succès du projet ERP. Découvrez comment le « Sprint 0 » peut poser des bases essentielles pour un démarrage réussi.
Si vous pensez qu’un ERP pourrait être utile pour votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter. Nuxly a déjà accompagné de nombreux clients dans leurs projets logiciels. Pourquoi pas vous ? Contactez-nous pour en discuter !