Cette PME industrielle française de l’instrumentation scientifique, qui connaît une belle croissance, a décidé de se lancer dans une transformation numérique afin de préparer sereinement sa mise à l’échelle.
Introduction
Dans une phase de croissance remarquable, cette PME industrielle a souhaité opérer une transformation numérique. Elle a fait confiance à Nuxly pour piloter le déploiement de son projet ERP, afin de décharger les équipes et apporter notre expertise en transformation digitale. Nous lui avons apporté un accompagnement complet : audit, mise en place de notre méthodologie projet IT, pilotage des déploiements successifs et de l’intégrateur et enfin suivi de la maintenance évolutive de la solution.
Problématiques
- Challenge métier : passer d’un travail de ressaisie de données dans plusieurs outils et divers tableurs à une solution transverse qui centralise les données et permet une collaboration entre les équipes.
- Challenge données : construire les master datas métier (les bases de données des articles, clients, fournisseurs, etc.) et structurer sa mise à jour en définissant des responsables.
Enjeux / challenges
Dès le début du projet, deux enjeux cruciaux ont été identifiés :
- Embarquer les équipes dans une transformation profonde, car le changement de logiciel allait aussi induire des modifications importantes dans le quotidien des équipes.
- Prendre en compte les besoins actuels et futurs de la société en croissance pour identifier la solution la plus apte à grandir en même temps que la PME.
Solution proposée
Pour ce client, notre accompagnement a été complet. Il s’est décomposé en plusieurs étapes :
- Etat des lieux et création d’un cahier des charges. La direction avait identifié des services clés pour lesquels la transformation numérique était une priorité : ADV (Administration des ventes), gestion des stocks et logistique. Dans un premier temps, Nuxly a interviewé chaque responsable de service afin de s’imprégner du métier et des process et répertorier les demandes des utilisateurs. Les besoins ont été classés par priorité en apportant une attention particulière sur les “must have”, c’est-à-dire les fonctionnalités indispensables à avoir dans la nouvelle solution. Cette étape permet également aux équipes de se préparer au changement à venir. A cette occasion, chaque solution métier ayant vocation à disparaître a été répertoriée et étudiée, notamment un logiciel propriétaire construit sur base access contenant beaucoup de données à récupérer.
- Recherche de la solution logicielle et de l’expertise en développement : forts du cahier des charges co-construit avec les opérationnels, nous avons recherché la meilleure solution compte tenu des impératifs clients. Les pré-requis étaient une solution qui puisse être installée sur les serveurs de l’entreprise ou dans un data center, que les besoins métiers principaux soient répondus et que la solution puisse évoluer avec la croissance de l’entreprise. C’est Odoo Entreprise V13 qui a été retenue. Compte tenu des besoins limités en personnalisation, le choix de l’accompagnement en développement s’est porté sur un intégrateur freelance senior, en direct avec le client.
- Constitution de l’équipe projet et mise en place de la méthodologie projet Nuxly : l’étape importante de sélection de l’outil étant finalisée, nous avons poursuivi en constituant l’équipe projet. Plusieurs personnes, chacune référente sur son métier, ont été embarquées dans cette équipe. La principale difficulté a été de s’adapter à la maturité de chaque personne quant à la maîtrise de l’outil informatique et la capacité à accepter le changement. C’est là que la méthodologie projet a été essentielle à la réussite du projet. Écouter attentivement chaque utilisateur et utilisatrice et l’amener à proposer sa solution a été clé.
- Phase projet avec livraison itérative des fonctionnalités : Une fois l’équipe créée et bien embarquée dans la méthodologie projet agile, les étapes ont pu se succéder à bonne cadence. Chaque semaine était rythmée par une démonstration des principaux écrans, l’import de données métiers (base de données des clients, des fournisseurs, des produits et des composants) et la mise en place des personnalisations. En concertation avec la qualité, les process ont été mis à jour. Ces cycles courts ont permis aux membres de l’équipe projet de rapidement s’autoformer et de prendre confiance dans l’outil et sa capacité à s’adapter à leurs besoins. Chaque semaine de nouvelles évolutions étaient livrées et nous avons ainsi pu converger en 3 mois vers une solution optimum : le logiciel s’est adapté au métier, les process ont été revus pour conserver la philosophie de l’outil. Entre le tout début du projet et le go-live (bascule des anciens outils vers le nouveau) à peine 6 mois se sont écoulés.
- Poursuite du projet et maintenance de l’existant : le premier go-live passé, le projet a continué. D’abord parce que toutes les demandes initiales n’avaient pas été implémentées, par manque de temps. Ensuite, parce que le client a souhaité capitaliser sur ce premier succès pour ajouter des étages à la fusée. Plusieurs modules ont été rajoutés, en appliquant la même méthodologie projet. La fabrication (production), la création de devis, le SAV, création de tableaux de bord des ventes pour la direction, le déploiement d’un moteur de création des règles de réapprovisionnement, entre autres. Le rôle de l’équipe de direction a été d’arbitrer entre l’optimisation des modules déjà utilisée versus l’ajout de modules pour continuer à intégrer des collaborateurs sur la solution.
Gains réalisés
Gains opérationnels : La montée en charge de la PME a été totalement absorbée par les équipes grâce à l’automatisation de la plupart des actions chronophages. On peut estimer que 90% du temps passé à faire de la saisie de données a été économisé. À la place, les équipes effectuent du contrôle, créent et suivent des indicateurs de performance et améliorent en continue les process et produits de l’entreprise.
Gains structurels : le projet a démontré à l’ensemble de l’entreprise sa capacité à se remettre en question, à se transformer en profondeur et à résoudre en équipe des problèmes complexes.
La suite
Le projet est opérationnel depuis plus de trois ans et constitue un véritable succès. La solution est mature, les objectifs ont été atteints, et elle sert de « colonne vertébrale » à l’entreprise.
Forte de cette expérience et du passage à un mode de pensée ERP, l’entreprise envisage d’ajouter d’autres modules pour faciliter la gestion de l’entreprise, notamment l’intégration d’une solution e-commerce, des filiales aux États-Unis et en Allemagne, ainsi que la R&D.