Lors des premiers échanges avec nos clients sur des projets ERP, et notamment des projets Odoo, une question revient régulièrement : « Faut-il rédiger un cahier des charges avant de consulter un intégrateur ? »
En pratique, de nombreux projets démarrent avec une simple expression de besoin. Et c’est souvent suffisant pour lancer les discussions et cadrer le projet.
L’expression de besoin : partir du métier, c’est-à-dire, décrire les problématiques rencontrées et les objectifs recherchés. Cette approche est particulièrement adaptée aux projets menés de manière Agile, où les besoins sont affinés progressivement au fil des ateliers et des échanges avec les utilisateurs.
Par exemple :
- Nous avons trop de ressaisies entre nos outils.
- Le suivi des interventions est compliqué.
- Nous manquons de visibilité sur nos indicateurs.
À ce stade, l’entreprise explique son besoin sans chercher à définir précisément la solution.
Le cahier des charges : formaliser la solution, un process qui intervient généralement plus tard dans le projet.
Il permet de décrire en détail toutes les fonctionnalités attendues de l’outil, les process à couvrir, les contraintes et les interfaces avec les autres outils. C’est un document plus détaillé qui sert de référence tout au long du projet.
Ce que change la méthode de gestion de projet
C’est ici que se joue l’essentiel, et c’est un point souvent mal compris.
En cycle en V, le cahier des charges est un prérequis. Il doit être rédigé, relu et validé dans son intégralité avant que le projet ne démarre. Le document précède la réalisation, et toute évolution en cours de route implique de revenir sur ce qui a été validé.
En Agile, la logique s’inverse. Une expression de besoin claire suffit à lancer les premiers ateliers. Le cahier des charges ne disparaît pas pour autant : il se construit au fil des sprints, à travers les tickets créés, les arbitrages rendus et les décisions documentées.
Autrement dit, en fin de projet, l’ensemble des tickets constitue précisément ce cahier des charges. Il n’a pas été écrit avant, il a été écrit pendant.
Pourquoi une expression de besoin ERP fonctionne bien en PME
Dans les PME, les équipes connaissent parfaitement leur métier, mais pas nécessairement les possibilités offertes par les outils du marché.
Partir d’une expression de besoin permet d’échanger avec l’intégrateur sur les différentes options avant de figer une solution. C’est également un bon moyen d’éviter de reproduire à l’identique des processus qui pourraient être simplifiés.
Notre retour d’expérience
Dans la majorité des projets que nous accompagnons, une expression de besoin claire constitue un excellent point de départ. Le cahier des charges prend ensuite forme progressivement au fil des séances de travail et des échanges avec les équipes.
L’important n’est pas la taille du document, mais la bonne compréhension des enjeux métier. Cette compréhension repose largement sur les bons interlocuteurs côté client — un sujet que nous avons abordé dans notre article sur les 3 erreurs à ne pas commettre pour bien choisir son Key User.
Conclusion
« L’expression de besoin permet d’ouvrir la réflexion. Le cahier des charges permet de la formaliser »
Ces deux approches sont complémentaires et interviennent généralement à des moments différents du projet. La vraie question n’est donc pas de savoir s’il faut un cahier des charges, mais à quel moment il sera terminé.
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