Le choix du Key User (ou « utilisateur clé » en français) est important pour la réussite de tout projet ERP impliquant l’adoption d’un nouvel outil ou processus. Ce rôle d’interface entre les équipes projet et les utilisateurs finaux exige des compétences et une implication spécifiques.
Mais au fait, qu’est-ce qu’un Key User ?
Le Key User est un utilisateur métier référent. Impliqué dans le projet, il participe à la définition des besoins, aux phases de test et accompagne les autres utilisateurs dans l’adoption et la prise en main du nouvel outil.
Chez Nuxly, ce rôle s’inscrit dans une méthodologie Agile inspirée de Scrum.
Nous avons d’ailleurs déjà abordé ce sujet plus en détail dans un précédent article : “4 questions à se poser pour bien choisir son Key User”.
Voici les trois erreurs les plus fréquentes à éviter absolument lors de cette sélection :
1. Choisir la personne la moins occupée (par défaut ou par facilité).
C’est probablement l’erreur la plus fréquente. Certes, se former, tester l’outil, répondre aux questions et accompagner les utilisateurs demande du temps. Mais un bon Key User doit avant tout : maîtriser le métier, comprendre les enjeux et être capable de s’impliquer dans le projet. Et pas seulement avoir du temps libre.
Le Key User doit avoir la légitimité du métier et se dégager le temps nécessaire pour mener à bien sa mission.
2. Choisir uniquement une personne très technique
Il est tentant de choisir la personne qui maîtrise le mieux les systèmes actuels, c’est souvent la personne qui a une forte capacité d’analyse. Mais le rôle du Key User ne se limite pas à comprendre la technique.
Le rôle est humain.
Le Key User est un référent métier : il accompagne les utilisateurs au quotidien, répond à leurs questions, les forme et les aide à s’approprier les nouveaux outils. Il joue également un rôle de relais entre le terrain et l’équipe projet, en faisant remonter les besoins et les difficultés.
3. Choisir une seule personne pour représenter tous les métiers
Dans de nombreux projets ERP, la tentation est grande de désigner un seul Key User pour centraliser tous les échanges. Toutefois, chaque domaine possède ses propres besoins et contraintes : une seule personne ne peut pas toujours représenter efficacement l’ensemble des besoins métiers et des spécificités de chaque domaine.
Cela peut entraîner des oublis fonctionnels, une mauvaise remontée des besoins métier ou encore des difficultés d’adoption dans certains services. Selon la taille du projet et de l’organisation, il vaut mieux désigner plusieurs Key Users complémentaires, chacun référent sur son périmètre métier.
L’objectif n’est pas de multiplier les interlocuteurs, mais d’avoir une meilleure représentation des usages réels sur le terrain.
En évitant ces pièges, vous maximisez vos chances de sélectionner un Key User non seulement compétent, mais surtout engagé et capable d’assurer le succès de l’intégration et de l’usage du nouvel outil.
Si vous pensez qu’un ERP pourrait être utile pour votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter. Nuxly a déjà accompagné de nombreux clients dans leurs projets logiciels. Pourquoi pas vous ? Contactez-nous pour en discuter !